55 tip per sfruttare al meglio Mail di Apple

Se utilizzate Mail di Apple e state per essere sopraffatti dal numero di e-mail che ricevete ogni giorno, se alcuni allegati “misteriosamente non si aprono”, se desiderate vincere una volta e per tutte la guerra contro la posta indesiderata, allora questi 55 tip (trucchetti) possono tornarvi utili.

1. Spostare automaticamente le e-mail di un indirizzo di posta in una cartella

Con Regole (o filtri) di Mail è possibile spostare automaticamente le e-mail provenienti da uno specifico indirizzo e-mail in una cartella.

Per creare una Regola con Mail, il primo passo da compiere è aggiungere una cartella (o casella) selezionando Casella/Nuova casella e scegliendo un nome appropriato. Quindi, click sull’email per la quale si vuole creare il filtro (oppure copiare l’indirizzo), selezionare Mail/Preferenze/Regole e poi premere il pulsante Aggiungi. Dalla successiva finestra di dialogo, impostare come da foto selezionando dal menu a tendina di “nella casella” la cartella precedentemente creata.

2. Salvare l’addestramento antispam di Mail

Mail è dotato di un sofisticato filtro anti-spam la cui efficacia aumenta con l’uso poichè non solo è in grado di individuare autonomamente il contenuto dei messaggi in arrivo ed identificare quelli che probabilmente sono indesiderati, ma lo stesso utente può fare in modo che il client di posta di “mamma Apple” analizzi il contenuto delle email-spam segnalandole come posta indesiderata.

Per questo motivo l’addestramento di Mail diventa un dato importante ed è una buona idea salvarlo sia in previsione di un’istallazione ex novo, sia nel caso di acquisto di un secondo Mac (è possibile trasferire il file).

Chi non desidera utilizzare un software per il backup o desidera avere una copia dell’addestramento antispam di Mail magari per un nuovo Mac, può provvedere manualmente. E’ sufficiente andare in Home (la casetta) Libreria/Mail e fare una copia del file LSMMap, in alcuni casi si può trovare anche come LSMMap2 (per fare una copia: click sul file in questione e con il tasto alt premuto trascinarlo sulla scrivania).

Il file salvato dovrà essere messo in Home/Libreria/Mail sostituendo quello esistente del nuovo Mac o dopo il reinstallo del sistema operativo (per visualizzare la cartella Libreria con Lion e Mountain Lion, dal Finder tenete premuto il tasto alt e poi selezionate Vai/Libreria).

3. Ridimensionare le foto

Se desiderate inviare alcune foto via e-mail che si trovano in una cartella del Finder, click su ogni file con il tasto ⌘ premuto per selezionarle, quindi trascinarle con un drag-and-drop sull’icona di Mail nel Dock (tutte le foto verranno aperte in un’unica e-mail).

In basso a destra di Mail c’è il comando Dim. immagine e dal relativo menù a tendina è possibile scegliere tra i seguenti formati: piccolo (320×240), medio (640×480) e grande (1027×768). Una volta effettuata la scelta, tutte le fotografie verranno ridimensionate contemporaneamente.

4. La posta con priorità alta in evidenza

Con Mail è possibile assegnare una priorità all’e-mail che si scrive (è sufficiente selezionare “Campo priorità” dal menu personalizza dalla finestra Nuovo messaggio e sulla destra apparirà il menu delle priorità).

Per sapere, invece, quale messaggio in ricezione ha una priorità alta bisogna selezionare l’opzione Contrassegni dal menu Vista/Colonne e nella finestra principale di Mail appariranno due punti esclamativi per la posta urgente. Chi desidera dare il massimo risalto alle e-mail urgenti può avvalersi delle cartelle smart. Dopo aver selezionato Caselle/Nuova cartella smart, impostare esattamente come da foto:

5. Colorare la posta

Mail permette di impostare un colore di sfondo per le e-mail in entrata (e in uscita) tramite la creazione di una apposita Regola (Preferenze). Si tratta di una funzione particolarmente utile, ma con un piccolo tip è possibile fare la stessa cosa senza ricorrere ad un “filtro”.

Una volta lanciato Mail, dal menu Formato selezionare Mostra colori (⌘-Maiuscole-C). Individuato un colore dalla palette, per salvarlo, dal rettangolo in alto trascinatelo nella griglia che si trova in basso.

Per contrassegnare una e-mail con un colore, dopo averla evidenziata con un click, è sufficiente richiamare la palette e fare un ulteriore click su una delle tonalità precedentemente salvate. Il tip può servire soprattutto per contraddistinguere gruppi di e-mail archiviate in una stessa casella.

6. Riparare gli allegati corrotti

Se avete problemi con gli allegati in un messaggio di un account IMAP di Mail e siete sicuri che l’allegato in sé non è corrotto, si può provare a ricostruire la mailbox. E’ sufficiente selezionare la casella di posta elettronica e scegliere Casella/Ricostruisci.

Dopo un minuto o due di attesa è possibile aprire il messaggio con allegato che in precedenza risultava corrotto e vedere se adesso è visualizzabile.

Se si riesce ad aprire il file, allora il colpevole è con tutta probabilità un allegato scaricato solo parzialmente a causa di un problema della connessione internet. In queste circostanze infatti, Mail pensa che il download è stato completato quando invece non lo è.

Il comando di ricostruire una casella di posta forza Mail a scaricare nuovamente l’intero messaggio dal server, e il problema viene così risolto.

7. Velocizzare Mail riducendo la dimensione della cartelle

Un numero elevato di e-mail presenti nelle cartelline di Mail comporta un più lungo tempo di attesa all’avvio del client di posta di Apple. E’ una buona idea per chi ha più di 1.000 messaggi archiviati in una sola cartella, dividerli in due o più cartelline. Mail è più “sensibile” a questo problema con gli account IMAP rispetto a quelli POP. Per sapere il numero dei messaggi conservati, con la cartella evidenziata è sufficiente leggere il titolo nella barra degli strumenti.

8. Eliminare i vecchi indirizzi di posta a cui si è scritto

Quando si digita un nome nel campo indirizzi di Mail, la funzione di autocompletamento mostra quello relativo al contatto che si ha in Rubrica Indirizzi. Può capitare che la persona a cui si sta scrivendo abbia cambiato e-mail e nonostante l’aggiornamento della scheda il vecchio indirizzo venga proposto assieme al nuovo. Oppure, digitando due o tre lettere può comparire una lista infinita di persone che non si ricorda neppure di conoscere. Tutto questo dipende dal fatto che Mail memorizza ogni indirizzo di posta elettronica a cui si è spedito almeno una e-mail. Per ovviare al problema che tra l’altro incide sulla velocità, è sufficiente andare nel menù Finestra, selezionare Destinatari precedenti ed eliminare dall’elenco quelli indesiderati o vecchi. Per cancellare velocemente gli indirizzi di posta elettronica “datati” può tornare utile fare click su Ultimo utilizzo. L’elenco sarà mostrato in ordine cronologico e quindi risulterà più facile identificare le e-mail occasionali a cui si era scritto per qualche motivo.

9. Citare i messaggi dimenticati

Quando si scrive un messaggio con Mail e ci si accorge di aver dimenticato di citare il contenuto di un’altra e-mail, non è necessario aprire una nuova finestra, copiare, tornare a quella iniziale ed incollare. E’ sufficiente evidenziare il messaggio che si vuole citare, ritornale all’e-mail che si stava scrivendo e selezionare “Aggiungere i messaggi selezionati” dal menu Composizione o premere la combinazione ⌘-alt-I. Tutto il testo, inclusi gli allegati, verranno inclusi nel messaggio di posta.

10. Inviare automaticamente gli auguri di compleanno

Se come me avete la tendenza a dimenticare il compleanno dei vostri amici, familiari e colleghi, con l’aiuto di Rubrica Indirizzi, Mail e Automator, non vi troverete più in situazioni imbarazzanti riuscendo ad inviare un augurio di compleanno al momento giusto.

Lanciate Rubrica Indirizzi di Mac OS X e scegliere Rubrica/Preferenze. Fate click sulla voce Modello nella parte superiore della finestra visualizzata e dal menu a comparsa di Aggiungi campo scegliete l’opzione “Compleanno”. Ora fate click sul pulsante Modifica nella parte inferiore di ogni scheda dei vostri contatti e aggiungete i compleanni.

Lanciate Automator (che si trova in Applicazioni) e dalla finestra dei modelli selezionate “Avviso iCal” e poi click sul pulsante Scegli. Create un flusso di lavoro che contiene queste azioni: (sotto la voce Contatti) Cerca persone nate, e (sotto la voce Mail) Invia auguri di compleanno. Nell’azione “Cerca persone nate” scegliete un appropriato periodo di tempo, “Questa settimana”, per esempio. Nel campo di testo dell’azione Invia auguri di compleanno inserite un messaggio di compleanno appropriato: “Come vedi, non mi dimentico mai di te. Buon compleanno!”, per esempio. Se vi piace, mettete il segno di spunta all’opzione “Immagine casuale per ogni destinatario”.

Da archivio selezionate Salva con nome e si aprirà automaticamente iCal, quindi aggiungete un calendario Automator (se non esiste già), e create l’evento “Invio auguri di compleanno”.

Ora è possibile impostare l’evento per l’orario più propizio, alle ore 9:00, per esempio, e selezionate dal il giorno dal menu a tendina di “ripetizione” e la frequenza. Per esempio, se il flusso di lavoro cerca i compleanni della settimana prossima, la ripetizione dell’evento dovrà essere una volta alla settimana.

Si noti che questo non è il calendario dei Compleanni di iCal (un calendario opzionale che si attiva all’interno delle preferenze generali di iCal).

Tutti gli eventi generati dal flusso di lavoro si troveranno nel calendario Automator, non nel calendario dei Compleanni.

Quando si attiva l’evento, un nuovo messaggio viene creato in Mail di Apple per ogni destinatario, con il soggetto già compilato, Auguri da tuonome, e nel corpo dell’email Caro/a nomeamico, e il messaggio che avete inserito nel campo di testo dell’azione Invio auguri di compleanno, più l’immagine selezionata nella stessa azione.

Questi messaggi sono creati come bozze. Tutto quello che dovete fare è inviarli.

11. Mail e gli alias di posta elettronica non iCloud

L’alias di un indirizzo di posta elettronica è una opzione collegata all’account principale che permette di creare altri indirizzi e-mail, uno per il lavoro, uno per gli amici e così via. Ad esempio, stefano@donadio.com, info@donadio.com, posta@donadio.com ecc. Tutta la corrispondenza viene recapitata all’e-mail “base” senza dover impostare in Mail molteplici account.

Chi ha un account iCloud di Apple, ed ha creato almeno un alias, quando deve inviare una e-mail, non deve far altro che selezionare dal menu a tendina di “Da” l’indirizzo desiderato. Invece, i non-abbonati iCloud possono aggiungere i vari indirizzi separati da una virgola nel campo Indirizzo e-mail di Preferenze/Account/Informazioni account:

Esattamente come per gli alias iCloud, anche quelli non-iCloud appariranno dal menu a tendina di “Da”:

12. Creare una regola per inoltrare automaticamente un messaggio

Spesso capita che si ricevono alcune e-mail che poi bisogna inviare ad altre persone o account. E’ possibile creare una regola (o filtro) che automaticamente inoltra il messaggio facendo risparmiare tempo. Ad esempio, se si ricevono le fatture per e-mail, si potrebbe desiderare di impostare una regola per inoltrarle al proprio commercialista.

In Preferenze/Regole di Mail di Apple, click sul pulsante Aggiungi, quindi creare una regola con queste condizioni “Oggetto”, “Contiene” “fattura” o qualsiasi altra parola o frase utilizzate nell’e-mail che si desidera inoltrare. Nella sezione Azioni, scegliete “Inoltra messaggio” e aggiungete l’indirizzo di posta elettronica del destinatario. Se si fa click sul pulsante “Messaggio”, si può anche aggiungere un testo che verrà inserito automaticamente nel messaggio che viene inoltrato. È possibile utilizzare solo per questa singola azione in modo da vedere ancora il messaggio nella posta in arrivo, anche se si potrebbe desiderare di aggiungere un’altra azione per  archiviare l’e-mail in una casella specifica (tip n.1) dopo che è trasmessa.

13. Disattivare l’anteprima degli allegati

Di default, Mail di OS X mostra una anteprima dei file allegati, ad esempio i PDF e le foto, in modo da non doverli aprire con una applicazione specifica. Se ritenete più comodo visualizzare gli allegati come icone, è sufficiente fare click con il tasto destro del mouse nel corpo del messaggio, e dal successivo menu contestuale selezionare la voce “Mostra come icone”. Tuttavia, se per qualche motivo ritenete più utile visualizzare sempre gli allegati come icone, è possibile disabilitare questa funzione digitando il seguente comando nel Terminale (si trova in Applicazioni/Utility), seguito da Invio:

defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool yes

Se aperto, chiudete e riaprite Mail. Da questo momento tutti gli allegati verranno mostrati come icone.

Se cambiate idea, copiate e incollate quest’altro comando seguito sempre da Invio e rilanciate Mail:

defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool no

14. Lo Stato connessione

Se incontriamo problemi nell’invio o nella ricezione dei messaggi di posta, conviene ricorrere alle funzioni di analisi di Mail. Diamo il comando Finestra/Stato connessione: Mail provvede a questo punto a controllare la connessione verso Internet e i server di posta del nostro account, visualizzando in una finestra una descrizione comprensibile (non in “tecnichese”) dei problemi che ha eventualmente riscontrato, con una indicazione approssimativa di cosa fare per risolverli.

15. La finestra Attività

Qualche volta con Mail può capitare che una determinata azione – invio, ricezione, sincronizzazione ecc. – risulti eccessivamente lenta. Non sempre è necessario chiudere e riaprire la iApp. Selezionando Finestra/Attività verrà mostrato l’elenco dei task che Mail sta eseguendo. Click sul pulsante rosso Stop accanto ad ogni processo per cancellarlo.

16. Invia di nuovo

Supponiamo che abbiatte inviato un messaggio a un gruppo di persone e vi rendete conto che di aver dimenticato qualcuno. Invece di aprire il messaggio nella casella di posta inviata, copiare il contenuto e incollarlo in un nuovo messaggio, basta selezionare il messaggio, scegliere Messaggio/Invia di nuovo (⌘-Maiuscole-D) e sostituire i destinatari esistenti con uno nuovo (nuovi). Il soggetto e il contenuto del messaggio rimarrano gli stessi di prima (anche se è possibile modificarli, se volete).

17. Rimuovi allegati

Gli allegati dei messaggi in uscita e in entrata occupano spazio, il che può essere un problema se si utilizza un account Imap o Exchange che pone un limite allo spazio disco che è possibile impegnare sui server. Oppure, più semplicemente, se non desiderate occupare spazio sul vostro disco locale.

Mail può eliminare gli allegati dai messaggi memorizzati nel suo database, operazione che ovviamente si può eseguire per gli allegati poco importanti o per quelli già salvati da qualche altra parte.

Selezioniate un messaggio (o più messaggi) che desiderate “alleggerire” e scegliete Messaggio/ Rimuovi allegati. Dietro le quinte, Mail duplica il messaggio omettendo gli allegati e cancella il messaggio originale.

18. Regolare la dimensione delle icone della barra laterale di Mail (e del Finder)

Se trovate le icone delle caselle di posta troppo grandi, per cambiare la dimensione è sufficiente andare nelle Preferenze di Sistema e fare click sull’icona Generali in alto a sinistra. Nel mezzo del pannello delle preferenze c’è un’opzione per le dimensioni delle icone della barra laterale, è possibile scegliere tra Piccolo, Medio e Grande. Qualunque sia il formato scelto, la modifica non sarà applicata soltanto alla barra laterale del Finder, ma anche in quella di Mail.

19. Come visualizzare tutta la conversazione e ripristinare il layout classico in Mail

Conversazioni è il sistema di visualizzazione delle e-mail che trae ispirazione da quello di Gmail di Google. Raggruppa tutti i messaggi relativi ad un argomento basandosi su molti fattori, incluse le intestazioni dei messaggi, l’oggetto, il mittente, i destinatari e la data, in un semplice elenco cronologico. Ma quelle conversazioni sono incomplete: di default, i messaggi che inviati non sono inclusi, cosa che potrebbe rendere il filo del discorso più difficile da analizzare.

Per risolvere il problema è sufficiente andare nelle preferenze di Mail/Vista e mettere il segno di spunta all’opzione “Includi messaggi correlati”. Questo è tutto! Già che ci siete, è possibile regolare alcune impostazioni di Conversazioni, tra cui la possibilità di mettere il messaggio più recente di una conversazione in basso anziché in alto.

Infine, sempre dal pannello Vista di Mail si può spuntare l’opzione “Usa layout classico” se quello nuovo non vi piace

20. Creare uno shortcut per le caselle di posta preferite

Premendo ⌘ (Comando) più un numero da 1 a 9 visualizzerete il contenuto della corrispondente voce della nuova barra dei Preferiti, la sottile linea di pulsanti di testo che si trova sotto la barra degli strumenti di Mail (se non la vedete, selezionate Vista/Mostra Barra dei Preferiti).

21. Rinominare le bandierine

Se trovate pratico utilizzare le bandierine per evidenziare quei messaggi a cui è necessario rispondere o che includono informazioni che vi possono servire, sarete felici di sapere che Mail di Lion non supporta una sola bandiera, ma ben sette di colore diverso. Non è possibile modificare i colori, ma si ha la possibilità di variare i nomi.

Il primo passo da compiere è applicare una bandiera diversa da quella rossa a una e-mail, ad esempio, selezionare un messaggio e scegliere la bandiera gialla dal menu a comparsa di Contrassegni nella barra degli strumenti. Poi, guardate la barra laterale di Mail (se non è visibile, click sul pulsante Mostra sulla sinistra della barra Preferiti). Vedrete la categoria Promemoria, che ora mostra i messaggi contrassegnati, come una casella di posta smart, oltre a Note. Se vedete solo la parola Promemoria, portateci sopra con il puntatore del mouse e fate click su Mostra per visualizzarne il contenuto. Quindi, in Contrassegnati, cercate la bandiera (in questo esempio, giallo) di cui si desidera modificare il nome. Fare doppio click su ‘giallo’, digitate un nome – ad esempio, “Lavoro” o “Famiglia” – e poi premete Invio. Ripetete questa procedura anche per gli altri colori, se lo desiderate.

22. Catalogare le e-mail in base al colore delle bandierine

Mail offre la possibilità di contrassegnare le e-mail con delle bandierine colorate per evidenziare quelle a cui bisogna rispondere o che includo informazioni che possono servire, in più, proprio come per le Etichette di Mac OS X, è possibile rinominarle come “Famiglia”, “Lavoro”, “Rispondere urgente”, ad esempio.

Per gestire al meglio questo tipo di catalogazione della posta elettronica, può tornare utile creare un Casella Smart (o casella intelligente) in modo da archiviare automaticamente tutte le e-mail contrassegnate con un tipo di bandierina in una determinata casella (non è possibile creare una Regola o filtro perchè servono per le e-mail in arrivo e non per quelle che sono state contrassegnate una volta lette).

Basta scegliere Casella/Nuova casella smart e dalla successiva finestra di dialogo dal menu a comparsa selezionare la condizione “Il messaggio è contrassegnato” (il secondo dell’elenco), e poi dal menu a comparsa che appare a destra scegliere un colore del contrassegno. Indicate un nome adeguato della casella di posta intelligente e fate click su OK. Da questo momento in poi, ogni volta che si contrassegna un messaggio con un particolare colore, apparirà nella casella smart che avete appena creato.

23. Modificare l’ordine di visualizzazione dei messaggi

Di default, Mail visualizza le conversazioni in ordine cronologico inverso, come per gli articoli dei blog dove l’articolo più recente si trova in alto. Molti utenti, io sono tra questi, preferiscono leggere e scorrere le email dall’alto verso il basso, soprattutto se i messaggi sono organizzati utilizzando la funzione Conversazioni.

Per modificare l’ordine di visualizzazione è sufficiente andare nelle Preferenze di Mail e selezionare la sezione Vista, quindi togliere il segno di spunta all’opzione “Mostra messaggio più recente in alto”. Quando si torna alla leggere una conversazione, le e-mail più vecchie (quelle con i numeri più bassi) appaiono in alto, quelle più recenti (con la numerazione più alta) si troveranno alla fine.

24. Visualizzare nel Dock solo il conteggio delle email importanti

Se si ricevono numerose e-mail, può risultare difficile leggere quelle più importanti. Grazie alla funzione “Regole” di Mail è possibile fare in modo che il badge sull’icona di Mail nel Dock mostri solo il numero dei messaggi provenienti da persone “importanti”.

Il primo passo è selezionare Preferenze/Regole/Aggiungi regola, e dopo aver scelto un nome adeguato, impostare le seguenti condizioni:

– Se si verifica una qualsiasi delle seguenti condizioni

– Il mittente e tra i destinatari precedenti (oppure, Il mittente è in Rubrica indirizzi)

Poi, nel campo “Esegui le seguenti azioni” impostate le seguenti azioni:

– Segnala con contrassegno (e dal menu a tendina a destra scegliere la “bandierina” che preferite)

– Contiene messaggi che corrispondo tutte le condizioni seguenti

– Il messaggio non è stato letto

– Il messaggio è contrassegnato (e dal menu a tendina scegliere la bandierina utilizzata prima)

– Il messaggio è nella casella di posta (e dal menu a tendina selezionate Entrata)

– Qualsiasi destinatario Contiene il vostro indirizzo di posta

Verificate che la la vostra casella smart corrisponda allo screenshot qui in basso:

Infine, in Preferenze/Generale dal menu a tendina dell’opzione “Mostra nel Dock il conteggio dei non letti” selezionate la casella smart che avete creato in precedenza.

Dopo di che, il badge sull’icona di Mail nel Dock vi mostrerà il numero di messaggi di posta elettronica non letti provenienti dalle persone che ritenete importanti.

Potete modificare la regola in base alle vostre esigenze: l’e-mail dal dominio della società, per esempio, o i messaggi provenienti da un gruppo creato in Rubrica Indirizzi.

25. Ordinare gli elementi della colonna laterale

Con Mail è possibile mettere nell’ordine che si preferisce gli elementi della colonna verticale (Caselle, Promemoria, Caselle Smart ecc.). E’ sufficiente fare click mantenendo premuto il pulsante del mouse sull’elemento che si desidera spostare e posizionarlo dove si ritiene più opportuno.

26. Inviare messaggi di testo “pazzi”

Con Mail è possibile inviare cartoline elettroniche (e-card) per fare gli auguri di Natale, per un compleanno oppure per qualsiasi altro motivo, ma non tutti sanno che si possono creare anche divertenti messaggi di testo utilizzando una funzione nascosta.

Dal Finder selezionate la voce “Vai alla cartella” del menu “Vai”, e digitate il seguente percorso:

/Library/Scripts/Mail Scripts/Crazy Message Text.scpt

Fate doppio click sul file “Crazy Message Text.scpt” che vi apparirà evidenziato nella finestra del Finder. Si aprirà l’AppleScript Editor. Premete il pulsante “Esegui” che si trova nella barra degli strumenti di AppleScript Editor. Digitate il vostro messaggio nelle finestra di dialogo che appare rispettando i limiti.

Il testo digitato verrà aggiunto direttamente nel corpo di un nuovo messaggio con uno divertente stile…”crazy”. Aggiungete l’inidirizzo e-mail del destinatario e spedite il vostro “pazzo” messaggio.

27. Modificare il tempo di ritardo di “segnala come letto” in vista Conversazione

Di default, Mail segnala come letto i messaggi di una Conversazione dopo un breve ritardo.

Chi lo desidera, può modificare questo breve lasso di tempo, ad esempio per rimuoverlo, digitando il seguente comando nel Terminale (Applicazioni/Utility) sostituendo lo 0 con il numero di secondi desiderati:

defaults write com.apple.Mail MarkAsReadDelay 0

Se cambiate idea e volte ripristinare le impostazioni predefinite, digitate sempre nel Terminale la segeunte srtinga:

defaults delete com.apple.Mail MarkAsReadDelay

28. Effettuare ricerche in base al dominio

Nelle versioni di OS X prima di Lion, è possibile cercare rapidamente i messaggi da un determinato dominio (@spider-mac.com, per esempio) semplicemente digitando nel campo di ricerca. Con Mail di Lion questo tipo di ricerca è un po’ più complicato perché, quando si digita il nome di un dominio, Mail vi mostrerà tutti i messaggi che sono stati inviati o ricevuti da quel dominio, così come i messaggi che contengono il dominio nel corpo del messaggio, ma anche un menu a tendina con un elenco di suggerimenti di mittenti specifici per quel dominio.

Tuttavia c’è un modo per affinare le ricerche di posta elettronica per trovare tutti i mittenti o destinatari di un determinato dominio: Se si digita da: @dominio, verrà visualizzato un elenco di tutti i messaggi ricevuti da indirizzi e-mail con quel dominio. È inoltre possibile utilizzare a: @dominio per cercare i messaggi inviati a tutti i destinatari con quel dominio.

I risultati appaiono dopo aver digitato il termine di ricerca, ma prima di premere Invio. Se si preme Invio, Mail converte il termine di ricerca in un token, e quindi effettua una ricerca per mittenti (o destinatari) i cui indirizzi sono costituiti unicamente dal nome del dominio e quindi non dà risultati.

29. Come aggiungere firme personalizzate in ordine casuale

L’opzione Firme di Mail permette di personalizzare la propria posta elettronica con dati come nome, cognome, indirizzo e magari anche una citazione. Ad esempio, per il mio account ho più firme organizzate con uno schema fisso: le prime due linee sono sempre le stesse (saluti più l’indirizzo della pagina web del blog) mentre una terza varia e riporta una frase divertente che prende in giro Windows o una citazione famosa.

Con Mail è estremamente facile creare una Firma: in Mail/Preferenze/Firme è sufficiente fare click sul pulsante + ed immettere il testo. In più, per poterle alternare, dal menu a tendina di Scegli firma è possibile selezionare In ordine casuale. In questo modo non si correre il rischio di essere monotoni nel firmarsi.

30. Sincronizzare le firme con più Mac

Se avete più di un Mac e lo stesso account iCloud impostato su tutti, creando adesso le vostre firme e abilitando la sincronizzazione delle e-mail nel Pannello iCloud delle Preferenze di Sistema, le firme appariranno magicamente su tutti i Mac non appena si avvia Mail.

Tuttavia, potrebbe capitare che la sincronizzazione via iCloud delle firme non funzioni per alcuni account: in Preferenze di Mail, sezione Firme potreste trovate sotto la voce “Tutte le firme” le vostre firme, mentre per un account il numero di firme può risultare zero (0). Fortunatamente è possibile risolvere il problema facilmente.

È sufficiente copiare la cartella “Signatures” che include tutte le firme dal Mac su cui avete creato le firme, all’altro. La posizione della cartella Signatures è cartellautente/Libreria/Mail/V2/MailData. Con Lion e Mountain Lion per accedere alla cartella Libreria all’interno della cartella utente, tenete premuto il tasto Opzione (alt) nel Finder e selezionate Vai/Libreria.

Basta posizionare la cartella Signatures nella stessa posizione sul Mac con l’account senza firme (in questo modo viene sostituita la cartella originale Signatures) e quindi lanciare Mail. A condizione di avere gli stessi account impostati sul tutti i Mac, le firme appariranno correttamente per ogni account.

31. Guadagnare spazio dopo l’aggiornamento a Mountain Lion

Se avete aggiornato da Lion a Mountain Lion, al primo lancio di Mail è apparso un avviso per informarvi che era necessario ottimizzare la libreria. Questa operazione ha comportato la copia degli allegati dalla cartella originaria che in OS X 10.7 si trovava in Home/Libreria/Mail Downloads in un’altra cartella situata in Home/Libreria/Containers/com.apple.mail/Data/Library/Mail Downloads.

Però, alla fine dell’aggiornamento, il contenuto della vecchia cartella con gli allegati non viene eliminata, ma chi lo desidera può cestinarla manualmente (Home/Libreria/Mail Downloads) per guadagnare un po’ di spazio. Per accedere alla cartella Libreria della Home (o Inizio), potete utilizzare uno dei sitemi spiegati in quest’altro articolo Libreria utente: 9 sistemi per visualizzarla.

32. Cancellare le e-mail con una scorciatoia UNIX

Come saprete, Mac OS X è un sistema operativo di derivazione UNIX e anche se non documentato da Apple, è possibile utilizzare le scorciatoie UNIX. Ad esempio, in Mail per cancellare una e-mail senza staccare le mani dalla tastiera, invece di premere ⌘-backspace (il tasto sopra Invio), è possibile premere la combinazione di tasti Ctrl-H, che nei sistemi UNIX corrisponde a cancella o backspace.

Bisogna solo ricordarsi che le scorciatoie da tastiera UNIX funzionano solo con le applicazioni scritte in Cocoa.

Altre scorciatoie UNIX che funzionano su Mac OS X:

Vai alla fine della riga Ctrl + E

Vai all’inizio della riga Ctrl + A

Vai al carattere successivo Ctrl + F

Vai al carattere precedente Ctrl + B

Vai alla riga successiva Ctrl + N

Vai alla riga precedente Ctrl + P

Incolla Ctrl + Y

Elimina fino alla fine della riga Ctrl + K

Elimina il carattere successivo Ctrl + D

Elimina il carattere precedente Ctrl + H

33. Come eliminare la posta di Gmail 

Se utilizzate un account Gmail avrete sicuramente notato che cliccando su un messaggio e premendo il tasto di cancellazione, l’e-mail viene rimossa dalla casella Entrata, ma una copia rimane nella cartella “Tutti i messaggi” sul server Gmail. In pratica, l’e-mail non è stata eliminata. Si tratta di una impostazione di default che vale per tutti gli account Gmail.

Se non desiderate conservare sul server Gmail una copia dei messaggi che eliminate su Mail, è sufficiente seguire questa procedura:

– nelle Preferenze di Mail fate click sull’icona Account e selezionate l’account Gmail;

– selezionate la scheda “Regole casella” e nella sezione Cestino mettete il segno di spunta alle opzioni “Sposta la posta eliminata nel Cestino” e “Conserva la posta eliminata nel server”

– chiudete e salvate le Preferenze di Mail;

– nella colonna di sinistra di Mail dove si trovano le caselle, fate click sul triangolino nero della casella Cestino per espanderla e cliccate sul quella del cestino dell’account Gmail (per chi ne ha più d’uno)

– dal menu Casella selezionate Usa questa casella per/Cestino

Da questo momento in poi, i messaggi eliminati in Mail verranno spostati nella casella Cestino e da qui è possibile eliminarli definitivamente selezionandoli e premendo il tasto Canc sulla tastiera o attivando l’opzione di eliminare le e-mail dopo un certo periodo di tempo (Preferenze/Regole casella).

34. Copiare l’autocompletamento di Mail in un nuovo Mac

Se avete appena iniziato a utilizzare il vostro nuovo Mac, quando in Mail scrivete le prime lettere dell’e-mail di un amico, noterete che l’utile funzione di autocompletamento non suggerirà alcun indirizzo di posta, questo perchè il vostro computer è nuovo.

Fortunatamente, c’è un modo per copiare i database dell’autocompletamento di Mail dal vecchio al nuovo Mac.

Sul vecchio Mac, quello dove funziona l’autocompletamento degli indirizzi e-mail, dal Finder premete il tasto opzione (alt) e poi selezionate Vai/Libreria quindi Application Support/AddressBook. In quest’ultima cartella vedrete un documento chiamato MailRecents-v4.abcdmr, che contiene lo “storico” delle e-mail inviate utilizzato dalla funzione autcompletamento di Mail.

Non rimane che copiare il file dal vecchio Mac al nuovo (anche inviando una e-mail a se stessi).

Sul nuovo Mac, dal Finder premete il tasto opzione (alt), poi Vai/Libreria quindi Application Support e trascinate il file in AddressBook (sostituendo quello esistente quando il Finder ve lo chiederà). Quando aprirete Mail sul nuovo Mac, tutte le voci di completamento automatico dovrebbero essere ripristinate.

35. Come impostare l’opzione “In vacanza” di Exchange

Se usate un account di Microsoft Exchange, è possibile impostare il messaggio “In vacanza” senza dover aprire il browser. E’ sufficiente fare click sul pulsante azione (quello con l’icona dell’ingranaggio) che si torna in basso a sinistra di Mail, e scegli Ottieni informazioni account dal menu a comparsa. Nella finestra che appare, selezionare il proprio account di Exchange dal menu a tendina di Account in alto, quindi click sul tab In vacanza. Mettete il segno di spunta all’opzione “Invia risposte quando sei in vacanza, scegliere finchè abilitata disabili o fincheè programmata dal menu a comparsa accanto, e in quest’ultimo caso, compilare le date di inizio e di fine di assenza. Non rimane che inserire il testo del messaggio desiderato e chiudere la finestra.

36. Inviare link per e-mail

Se avete l’abitudine di inviare molte e-mail con link di pagine Web (in formato Rich Text Format), non dovete necessariamente includere il prefisso http://, è sufficiente scrivere l’URL e Mail farà in modo che diventi un link cliccabile quando viene inviato il messaggio.

37. Il Browser Foto

Accade spesso di voler allegare una foto che si trova in iPhoto a un messaggio di posta elettronica. In questi casi non è necessario abbandonare Mail e lanciare iPhoto per esplorarne il database: dando il comando Finestra/Browser Foto (immagine a destra) appare una piccola finestra flottante in cui possiamo navigare per la Libreria di iPhoto.

Trovata la foto che si cerca, basta trascinarla con il mouse sul corpo del messaggio.

38. Nascondere tutti gli indirizzi quando si scrive ad un mailing list

La netiquette (il galateo di internet) ed anche ragioni di privacy, impongono che inviando un messaggio ad una mailing list, gli indirizzi e-mail delle persone che ne fanno parte non siano visibili agli altri. Mail di Apple offre una opzione ad hoc per non infrangere questa regola di buon comportamento. In Preferenze/Composizione è sufficiente togliere il segno di spunta all’opzione evidenziata nello screenshot. In questo modo nel campo A di Mail apparirà solo il nome dato al gruppo di Rubrica Indirizzi, mentre gli indirizzi di posta elettronica di chi ne fa parte rimarranno nascosti.

39. Visualizzare il percorso di una e-mail

Nella parte superiore di una finestra di un messaggio è presente l’icona proxy. Si tratta della stessa funzione che si trova nel Finder, TextEdit e molte altre applicazioni OS X.

L’icona proxy è, secondo la definizione di Apple, “Un’icona sulla Barra del Titolo della mia finestra del Finder [che] permette di manipolare la cartella di cui viene visualizzata la finestra senza dover chiudere o modificare la finestra che si sta visualizzando”.

In pratica, con ⌘-click (Ctrl-click oppure pulsante destro del mouse) sull’icona nella barra del titolo di una finestra di un messaggio di posta elettronica, vedrete un menu a comparsa con l’indicazione del percorso di quella e-mail. Selezionate la casella principale da questo menu, e la casella di posta elettronica verrà aperta in una nuova finestra.

L’icona proxy di Mail può tornare utile soprattutto a chi effettua numerose ricerche in Mail e desidera arrivare alla casella in cui è archiviato un messaggio. È possibile utilizzare anche il link “Mostra nella casella” che appare in alto a destra quando si seleziona un messaggio della lista dei risultati della ricerca, ma in questo caso non verrà aperta l in una nuova finestra, e l’elenco dei risultati sparirà quando si fa click.

Usando questo metodo è necessario un ulteriore doppio click sull’email per aprirla in una finestra separata, ma l’elenco dei risultati della ricerca rimarrà attivo. Consultato il messaggio, si può tornare quindi ai risultati della ricerca, senza ricominciare da capo.

40. Creare un link ad una e-mail con l’icona proxy

Tutte le finestre del Finder hanno una “icona proxy” che può tornare utile in varie situazioni (Alla riscoperta delle icone proxy di Mac OS).

Ebbene, quando si apre un singolo messaggio in una finestra separata di Mail, è possibile trascinare l’icona proxy del messaggio sulla scrivania per creare un Internet Location File (.inetloc) che punta drittamente verso il messaggio. Se si desidera un accesso veloce ad una e-mail importante, utilizzando l’icona proxy è possibile creare un “segnalibro”.

Naturalmente, è possibile trascinare l’icona proxy di un messaggio ovunque, nel Dock, oppure in un nuovo messaggio vuoto come allegato.

È possibile utilizzare la favicon in Safari (l’icona nella barra degli indirizzi immediatamente a sinistra dell’URL) nello stesso modo.

41. Avvisi particolari per e-mail importanti

Se siete in attesa di e-mail da una o più persone in particolare, è possibile impostare una regola (filtro) che permette di far rimbalzare l’icona di Mail nel Dock e riprodurre un suono, quando queste e-mail arrivano.

In Preferenze/Regole di Mail, click sul pulsante Aggiungi, quindi, dopo aver attribuito un nome adeguato al filtro, basta impostare “Da” “Contiene” e l’indirizzo e-mail, fate click sul segno più (+) per aggiungere altri indirizzi. Nella sezione Azioni, scegliere “Icona animata nel Dock” e “Riproduci suono”, quindi scegliere un avviso. Il suono verrà riprodotto solo una volta, ma l’icona del Dock continuerà a rimbalzare fino a quando non si fa click su di essa, così potrete sapere quando questi messaggi sono arrivati.

42. Evidenziare i messaggi che contengono il proprio nome

Se siete iscritti ad una serie di mailinglist, riceverete sicuramente numerose e-mail. Tuttavia, potreste non essere in grado di leggere ogni messaggio subito. Per aiutarvi a tenere il passo con le varie conversazioni, potrebbe essere una buona idea creare una regola per mettere il risalto i messaggi in cui il vostro nome è stato citato, ad esempio quando qualcuno risponde a qualcosa che avete detto o vi viene rivolta una domanda. Ovviamente, se utilizzate un nickname abbastanza insolito come “uomoragno”, il filtraggio delle e-mail sarà più accurato, ma probabilmente otterrete qualche “falso positivo”, in caso contrario provate ad utilizzare il vostro nome completo, ma anche in questo caso non tutte l’email potrebbero essere filtrate correttamente.

Questa regola filtra solo le e-mail in cui il “Contenuto del messaggio” “contiene” “uomoragno”, e poi cambia il colore di sfondo di un rosso chiaro. Ogni volta che un messaggio include il mio nickname, l’email verrà evidenziata con uno sfondo rosso, spingendomi a prestare attenzione.

43. Guerra alla posta indesiderata

Aprire il programma di posta e cercare le e-mail che realmente interessano tra decine e decine che invece propongono pubblicità mai richiesta, è l’operazione che molti Mac user sono costretti a fare quotidianamente. Oramai, le e-mail indesiderate, il famigerato spam o junk mail, rappresenta oltre l’87% della posta elettronica mondiale.

Il filtro anti-spam in dotazione con Mail è l’arma migliore per combattere la junk-mail, ma è possibile ottimizzarlo adottando qualche piccolo accorgimento. Inoltre, per vincere la guerra contro lo spam, è anche necessario agire con un po’ di buon senso ed evitare il più possibile di rendere visibile agli spammer il proprio indirizzo di posta elettronica.

A. Non lasciate che gli spammer vi trovino

Chi sono gli spammer? Nella maggior parte dei casi lo spammer non è altro che un rappresentate di qualche prodotto che tenta di venderlo tramite internet. Gli hacker più bravi realizzano software in grado di localizzare gli indirizzi di posta presenti sul web (address-gathering program). Gli elenchi, poi, vengono venduti agli spammer. Quest’ultimi, consapevoli che la maggior parte della posta spedita verrà cancellata o non letta, puntano tutto sul volume di posta (indesiderata) da inviare. In questo modo, le possibilità di vendere qualcosa diventano più elevate.

La prima linea di difesa da adottare è quella di rimanere fuori dal radar degli spammer e dai programmi “address-gathering”.

B. Utilizzare gli alias

Se avete una vostro sito Web, partecipate a forum e social network, evitate di lasciare il vostro indirizzo e-mail sotto forma di link mailto. Se è necessario fornire l’indirizzo di posta elettronica per riempire un form di pagamento on-line oppure di registrazione ad un servizio e non si è sicuri dell’affidabilità del proprio interlocutore, è una buona idea utilizzare un alias. Si tratta di una opzione inclusa con iCloud di “mamma Apple”, ad esempio. Oltre all’indirizzo principale, se ne possono creare degli altri la cui posta in entrata viene recapitata all’e-mail “base”. Nel caso l’alias venga preso di mira dagli spammer, è possibile cancellarlo o disattivaro e crearne un altro. Al sevizio si può accedere dalla stessa pagina Web http://www.icloud.com (Mail/tasto azione/Preferences/Addresses) oppure direttamente da Mail/preferenze/Account/Informazioni/Alias/Modifica alias

Chi non utilizza iCloud, può utilizzare un account Gmail che offre una interessante funzione che consente di evitare di dare il proprio indirizzo di posta elettronica quando non si è sicuri dell’affidabilità dell’interlocutore o del servizio on-line che si sta per sottoscrivere (forum, newsletter ecc.). E’ sufficiente aggiungere alla parte che precede la @ il segno più (+) seguito da un altro nome. Ad esempio, se l’account è spidermac@gmail.com si può scrivere spidermac+newsletter@gmail.com. Tutta la corrispondenza inviata al nuovo indirizzo “virtuale” (alias) verrà recapitata all’account principale.

Se l’alias creato diviene oggetto di spam, non bisogna far altro che eseguire il login Gmail via web, selezionare Impostazioni in alto a destra, quindi Filtri/Crea un nuovo filtro e scrivere il nome dell’alias nel campo A:

Infine, dalla successiva finestra di dialogo spuntare l’opzione Elimina. In questo modo, tutto lo spam verrà bloccato direttamente dal server di Google e non verrà scaricato neppure tramite il client di posta preferito.

C. Non rispondere allo spam

Bisogna resistere alla tentazione di rispondere alla junk mail anche se è indicato un link che promette di cancellarvi dalla mailinglist indesiderata. Si tratta di un espediente degli spammer per avere una conferma che quell’indirizzo di posta elettronica è attivo.

D. Disabilitare l’HTML

Gli spammer inviano e-mail con immagini in HTML specificatamente studiate per effettuare il ping ai loro server e verificare che l’indirizzo di posta elettronica a cui è stata spedita la pubblicità è attivo. Per proteggere la propria e-mail, è sufficiente andare in Preferenze/Vista di Mail e disabilitare l’opzione evidenziata nello screenshot:

Quando si riceve una e-mail in HTML che non è spam, per visualizzare le immagini bisogna fare click sul pulsante che appare in alto a destra Carica immagini.

E. Ottimizzare il filtro anti-spam

Mail è dotato di un buon filtro contro la posta indesiderata. Inizialmente bisogna avere un po’ di pazienza ed è necessario portare a termine il periodo di addestramento durante il quale correggere eventuali filtraggi errati segnalando come indesiderata una e-mail sfuggita al controllo e vice-versa.

F. White list

Bisogna inserire in Contatti (Rubrica Indirizzi nei sistemi pre-Mountain Lion) le e-mail dei propri amici o colleghi di lavoro. Infatti, esiste una white list (filtro) che non segna mai come junk mail la corrispondenza proveniente dai propri contatti. Quando si riceve una e-mail e l’indirizzo non è in rubrica, si può inserirlo “al volo” selezionando l’opzione come da screenshot:

G. I filtri anti-spam prima

Mail prevede le Regole, cioè è possibile creare dei filtri, in questo caso, anti-spam ah hoc. Bisogna solo avere l’accortezza di spostarli in cima alla lista, prima delle eventuali altre regole create per archiviare la corrispondenza “desiderata”:

Due filtri ad hoc

– I file allegati che hanno suffissi .exe, .pif, .scr, .bat, .com, .lnk, oppure .js molto probabilmente sono virus o spyware per il mondo Windows. In Preferenze/Regole click su Aggiungi ed impostare il filtro come da foto:

– La posta indesiderata può contenere messaggi pubblicitari non in italiano. Se non conoscete o comunque non avete una corrispondenza in giapponese, cinese, arabo ecc. possono creare un filtro identificando le lingue con il relativo codice: per l’arabo, è Windows-1256; per il cinese GB2312, Big5, o EUC-TW; per il giapponese, ISO-2022-JP o EUC-JP; per il coreano, ISO-2022-KR o EUC-KR; e per il russo Windows-1251

La regola di Mail va impostata come da screenshot aggiungendo la lingua o le lingue indesiderate:

H. Filtri anti-spam aggiuntivi

Se desiderate rafforzare il filtro anti-spam in dotazione con Mail, potete far ricorso all’ottimo SpamSieve ($30) un potente, accurato ed altamente personalizzabile filtro.

44: MailHub aggiunge numerose opzioni a Mail di Apple

MailHub  è un plug-in per Mail di Apple che aggiunge una nuova barra degli strumenti nella parte superiore della lista dei messaggi di Mail, appena sotto quella degli strumenti principali. Questa barra degli strumenti fornisce una serie di inedite funzioni utili click qui.

45. Attachment Scanner aiuta a non dimenticare di allegare i file alle e-mail

Quando si scrive una e-mail e si invita il proprio interlocutore a consultare il file allegato, non è raro dimenticarsi proprio di allegare il file. Per evitare di fare questa brutta figura, se utilizzate Mail di Apple, è un’ottima idea scaricare il plug-in gratuito Attachment Scanner Plugin.

46. Aggiungere rapidamente un allegato ad una e-mail dal Dock

Dovete allegare un file o una fotografia a un messaggio e-mail? Il Dock può farvi risparmiare un paio di passaggi.

Piuttosto che passare attraverso il vostro programma di posta elettronica, aprendo un nuovo messaggio e quindi andare alla ricerca del documento da allegare, è sufficiente trascinare il file da una finestra del Finder sopra l’icona del software di posta elettronica nel Dock.

L’applicazione si aprirà automaticamente con un nuovo messaggio di posta con il file già allegato.

47. Rispondere inviando un solo allegato

Può capitare di ricevere un’e-mail con diversi allegati e sorga la necessità di rispondere, però, allegandone uno solo. Con un click su Registra/Registra tutto si possono salvare tutti i documenti sulla scrivania. Poi, bisogna creare un nuovo messaggio ed allegare il file. Oppure, con un drag and drop trascinare il file dall’e-mail ricevuta direttamente nel corpo di quella nuova.

Fortunatamente c’è anche un terzo sistema molto più rapido. E’ sufficiente fare click sull’immagine di interesse e poi premere Rispondi (o Inoltra, Reinderizza).

Nel nuovo messaggio verrà allegato solo il file evidenziato. Il tip (trucchetto) funziona solo per i documenti che appaiono nel corpo dell’e-mail e bisogna aver attivato/attivare l’opzione Composizione/Allegati/Includi allegati originali nella risposta.

48. Quando l’allegato di una e-mail non si apre

Quando si allega un file ad una e-mail questo viene codificato dal software che lo invia. Ci sono vari standard di codifica, quelli più utilizzati e che corrispondono grosso modo anche alle tre piattaforme dei Sistemi Operativi più conosciuti sono: BinHex (Mac OS), MIME/Base64 (Microsoft Windows) e UUencode (UNIX)

La maggior parte dei software di posta prevedono questi standard di codifica, ma può accadere che nonostante tutto il file che si riceve con la posta non sia leggibile. Si tratta di un piccolo “bug” a cui si può rimediare facilmente.

a. Drag and drop su Stuffit Expander

Scaricate Stuffit Expander (freeware) e poi doppio click per aprirlo, quindi trascinare nella finestra di dialogo che appare nel Finder l’allegato “ribelle”. In questo specifico caso bisogna prima lanciare Stuffit Expander e poi effettuare il drag and drop (mentre nell’uso quotidiano è sufficiente trascinare il file direttamente sull’icona dell’applicazione senza lanciarla preventivamente).

b. Editor di testo

Se l’allegato non dovesse essere riconosciuto da Stuffit Expander sarà necessario aprilo con un Editor di testo (TexEdit, Pages ecc.) e cancellare tutto quello che si trova al di sopra della linea con la scritta Content-Type. Dopo aver salvato il file come Testo, eseguite l’operazione descritta al punto precedente.

c. Winmail.dat

Per una serie di ragioni l’allegato di una e-mail proveniente dal “mondo Windows” potrebbe arrivare come Winmail.dat (oppure applicazione/ms-tnef). E’ assolutamente inutile tentare di aprilo con i procedimenti illustrati ai punti precedenti. Bisogna ricorrere ad una piccola applicazione di pochi K e completamente gratuita creata da Josh Jacob: TNEF’s Enough . Con un semplice Drag and Drop sull’icona dell’utility, verrà estratto l’allegato.

Chi dovesse ricevere un elevato numero di allegati Winmail.dat può far ricorso a Letter Opener ($30) .

Infine, per chi usa Mail di Apple al momento di allegare un file ad una e-mail è consigliabile spuntare l’opzione Windows Friendly (Composizione/Allegati/Invia allegati compatibili con Windows).

49. Eliminare “al volo” le e-mail indesiderate

Se ricevete con frequenza periodica e-mail indesiderate (spam) sempre dallo stesso indirizzo di posta o da differenti indirizzi ma con una frase uguale è possibile eliminare “al volo” tutta questa corrispondenza creando un filtro .

In preferenze di Mail, selezionare Regole e poi click su Aggiungi. Dalla successiva finestra di dialogo, nel campo Descrizione attribuite un nome adeguato alla Regola, quindi:

– se l’indirizzo di posta da cui si riceve lo spam è sempre lo stesso, digitatelo nel campo Da:

– se nel corpo dell’e-mail compare sempre la stessa frase, o ancora meglio, sempre il medesimo indirizzo web, digitatelo nel campo “Il contenuto del messaggio”, “Contiene” avendo cura di ricopiare l’esatta frase/URL dello spammatore, che non deve essere generica per non correre il rischio di eliminare e-mail desiderate. Ad esempio “foto sexy” potrebbe comparire sia nelle e-mail spam che in quelle di un amico che vi spedisce delle immagini trovate su internet.



50. Un’utile opzione “nascosta” della funzione Conversazioni di Mail

Conversazioni, il sistema di visualizzazione delle e-mail che trae ispirazione da quello di Gmail di Google, raggruppa tutti i messaggi relativi ad un argomento basandosi su molti fattori, incluse le intestazioni dei messaggi, l’oggetto, il mittente, i destinatari e la data, in un semplice elenco cronologico.

Tuttavia, se all’interno di Conversazioni cercate una e-mail in particolare, potrebbe risultare scomodo scorrere tutto l’elenco. Per gli amanti delle scorciatoie da tastiera che desiderano velocizzare la ricerca, è sufficiente evidenziare l’email nella prima colonna a sinistra e poi premere il tasto freccia destra. Apparirà un elenco ordinato in base alla data. Per richiudere questo elenco a comparsa, premete il tasto freccia sinistra.

51. Inviare e-mail da luoghi pubblici

Inviare messaggi di posta elettronica da casa o dall’ufficio è una operazione semplicissima, ma si possono avere difficoltà quando ci si trova in luoghi pubblici come bar e alberghi. Il motivo di ciò è che spesso in questi posti vengono bloccate le porte SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), il protocollo standard per la trasmissione della posta elettronica.

Un modo per aggirare questo problema è aggiungere un account Gmail o Yahoo (entrambi sono gratuiti). Le porte SMTP utilizzate da questi servizi solo molto raramente vengono bloccate. Una volta configurato uno di questi account in Mail, se non è possibile inviare una e-mail con l’account principale si può utilizzare la configurazione SMTP di Gmail o Yahoo.

Per fare ciò, lanciate Mail, aprite le preferenze di Mail, e selezionare la scheda Account. Scegliete il vostro normale account di posta elettronica, e nella sezione “Informazioni Account” assicuratevi che il vostro account Gmail o Yahoo sia incluso nel menu a tendina di “Server posta in uscita (SMTP)”. Ora togliete il segno di spunta a “Utilizza solo questo server” – è possibile aggiungere o eliminare i server SMTP scegliendo “Modifica elenco del server SMTP” da questo menu a comparsa e facendo click sul pulsante più (+) o meno (-), come si vede nello screenshot d’esempio. Quando siete in giro e desiderate inviare una e- mail, Mail tenterà di inviare il messaggio utilizzando il server SMTP configurato nella finestra Informazioni account. Se non riesce a farlo, proverà con qualsiasi altro server SMTP trovato nella lista dei server di posta in uscita, incluso quindi il server di Gmail o Yahoo.

52. Un mittente diverso per ogni alias iCloud

Se avete un account iCloud , potete creare diversi alias per combattere lo spam o per avere un indirizzo di posta alternativo da usare per il lavoro, da dare solo ai familiari o agli amici ecc. In quest’ultimo tipo d’utilizzo, in alcuni casi potrebbe tornare utile far apparire come mittente il proprio nominativo, in altri invece il nome della propria organizzazione. Ad esempio, per l’e-mail personale mi piace che appaia il mio nome e cognome, mentre per l’alias di posta elettronica che utilizzo per rispondere alle domande dei lettori, preferisco che compaia come mittente SPIDER-MAC.

Mail non permette di effettuare questo tipo di personalizzazione o almeno non direttamente, però, si può impostare un mittente diverso per ogni alias accedendo vai browser al proprio account iCloud. Effettuato il login http://www.icloud.com di Mail, click in alto a destra sull’icona dell’ingranaggio, quindi Preferences/Adresses. Selezionare uno degli alias creati in precedenza. Non rimane che inserire nel campo Name di ogni alias il mittente che si desidera far vedere al destinatario.

Dopo aver salvato le modifiche, se aperto riavviare Mail, e nel menu a tendina di Account di Nuovo messaggio appariranno i vari mittenti associati ai differenti alias. Sfortunatamente, quando si risponde ad un messaggio, l’abbinamento mittente-alias non è automatico (appare il nome dell’account di Mail), però si può sempre selezionare dal menù a tendina di Account l’accoppiamento desiderato.

53. Come migrare al nuovo Mac

Per trasferire la posta di Mail da un Mac all’altro, compresi tutti i messaggi ricevuti ed inviati, le Regole (filtri), l’addestramento antispam, i vari account con relative firme, non bisogna far altro che copiare la cartella Mail che si trova in Home/Libreria e il file delle preferenze com.apple.mail.plist (Home/Preferences) esattamente nelle stesse posizioni del nuovo Mac (eventualmente sostituendo i file già esistenti).

54. Visualizzazione rapida degli allegati

Quando si riceve una e-mail con numerose foto allegate, è possibile prenderne visione rapidamente, senza scaricare prima sul desktop le immagini. È sufficiente fare click sul pulsante Visualizzazione rapida:

Una volta cliccato il pulsante “Visualizzazione rapida”, la prima foto allegata viene mostrata in un pannello, per visualizzare le altre è possibile utilizzare i pulsanti freccia destra e sinistra in alto oppure fare click sul pulsante a forma di griglia che mostra tutti gli allegati contemporaneamente.

55. Come inviare gli URL molto lunghi via e-mail

Se qualche volta vi capita di inviare via e-mail URL ad amici e colleghi, potrebbe essere frustrante ricevere in risposta che un link non funziona. Questo capita perché i software di posta elettronica spesso aggiungono un’interruzione al rigo e se inserite un URL molto lungho solo una parte risulterà cliccabile. Quando il destinatario farà click sul link “spezzato”, visualizzerà un messaggio di “pagina non trovata”.

Come evitare questo fastidioso problema? Provate uno di questi tip (trucchetti), e vedete quale funziona meglio con il client di posta elettronica che i vostri amici utilizzano.
Se si inviano e-mail in formato Rich Text Format (RTF) da Mail di Apple, una facile soluzione è quella di utilizzare l’opzione “Aggiungi link” (⌘-K) di Mail. Prima cosa, copiate l’URL lungo dalla barra degli indirizzi del browser (⌘-C), quindi aprite un nuovo messaggio e-mail e assicurarvi che si stia utilizzando il formato RTF (Formato/Converti formato testo formattato). Iniziate a comporre la vostra e-mail e quando si raggiunge il punto in cui si desidera inserire il link, digitare una breve frase che descrive l’URL. Ora selezionare questa frase, scegliete Composizione/Aggiungi link e quindi incollate l’URL (⌘-V) nel campo di testo che appare. Quando si fa click su OK, noterete che la frase è stata sottolineata, avete creato un link cliccabile.

Se non si desidera inviare e-mail in formato RTF, provate a mettere i segni di minore (>) e maggiore (<) alle estremità dell’URL: <https://spider-mac.com////_Il_Time_dedica_la_copertina_di_aprile_a_Steve_Jobs_e_al_suo_iPad.html&gt;. Gli URL racchiusi tra questi segni dovrebbero rimanere cliccabile, anche se il software e-mail inserisce un ritorno a capo per ragioni di formattazione.

Se nessuno di questi metodi funziona, utilizzate un sito web che converte gli URL lunghi e complicati in indirizzi più corti, come TinyURL.com oppure potete far ricorso all’ottimo widget gratuito URL minimizer .