Nel mondo sempre più dipendente da Internet in cui viviamo, per molte persone è importante poter gestire i propri calendari online, in modo da essere sempre in grado di consultare gli impegni - a condizione, ovviamente, di poter disporre di un accesso alla rete. Per le persone che utilizzano già i servizi Google come Gmail, è una scelta logica gestire i propri impegni con Google Calendar, dal momento che sono richiesti gli stessi dati di accesso. Per gli utenti che non dispongono di un account Gmail, è comunque un’ottima idea utilizzare questo servizio - a condizione di non dover dipendere unicamente da un browser Web per accedere alle informazioni dei propri calendari.

Utilizzare Google Calendar è estremamente semplice. Bisogna creare un account Google, oppure utilizzare quello esistente, quindi via browser collegarsi all’indirizzo www.google.com/calendar. Una volta eseguito l'accesso, apparirà la tipica vista calendario della settimana. Google Calendar può essere anche impostato come vista giorno, mese ed è perfino possibile impostare una vista personalizzabile che consente di scegliere da 2 a 7 giorni o da 2 a 4 settimane. C'è anche un Agenda che mostra un elenco di tutti gli eventi in scadenza:

Se si desidera tenere traccia dei propri impegni lavorativi e personali, è possibile creare più calendari, assegnando a ciascuno un nome e un colore per distinguerlo. È anche possibile sottoscrivere un buon numero di calendari pubblici per eventi speciali come feste, programmazione di film e sport. Se si digita il proprio codice di avviamento postale (C.A.P.), Google Calendar mostrerà le previsioni meteorologiche per i successivi quattro giorni.

A differenza del servizio Gmail, Google Calendar è totalmente privo di annunci pubblicitari.

Eventi facili da aggiungere

Google ha fatto in modo che aggiungere un evento sia un gioco da ragazzi. Facendo click sul pulsante Crea evento (in alto a sinistra) appare un riquadro con i campi per cosa, quando, dove, la descrizione, i promemoria, e molto altro ancora. Con un click sul giorno o periodo in cui si desidera pianificare un evento, un finestra pop-up a forma di fumetto mostra tutte le opzioni necessarie per aggiungere il nuovo impegno oppure per analizzare i dettagli dell’evento o per inserire i dati corretti per data, ora ecc. È inoltre possibile invitare altri utenti a un evento inserendo i relativi indirizzi e-mail nella sezione Invitati (modalità Crea evento a pieno schermo).

Come nella maggior parte dei calendari-software, è possibile impostare Google Calendar in modo che si venga avvisati dell’imminenza di un evento o con un messaggio pop-up, oppure via e-mail, oppure - una volta configurata l’opzione ad hoc - via SMS direttamente sul proprio telefono cellulare. È possibile impostare le notifiche di default in generale oppure calendario per calendario. Nonostante le impostazioni per le notifiche permettano una vasta scelta di opzioni, ci sono dei limiti. Ad esempio, gli avvisi pop-up vengono visualizzati via browser, quindi non appaiono se la pagina Web di Google Calendar non è aperta. Inoltre, se si desidera inviare un avviso ad un indirizzo e-mail diverso dal proprio account Gmail, bisogna configurare l’inoltro da Gmail.

Condivisione di calendari

È facile condividere i propri calendari con altri utenti Google Calendar ed è anche possibile inserire un widget Google Calendar all'interno della sito Web personale e si possono impostare diversi tipi di autorizzazioni quando si condivide un calendario con terzi. Ad esempio, si può stabilire di mostrare solo determinati eventi, di modificarli, o semplicemente far vedere quando si è liberi o occupati. Sfortunatamente, se è possibile sottoscrive un Google calendar con iCal, non si sarà in grado di ottenere una sincronizzazione bi-direzionale senza l'aiuto di software di terze parti come Spanning Sync o Calgoo. Inoltre, a differenza di iCal, Google Calendar al momento non consente di creare o gestire un elenco di cose da fare (ToDo).

Il punto di forza di Google Calendar - il fatto di essere on-line - è anche il suo tallone d’Achille. Se non si sottoscrivono i propri calendari con una applicazione tipo iCal di Mac OS X, non sarà possibile consultare gli impegni quando si è offline.

Considerazioni finali

Con la sua facilità d’utilizzo, l'interfaccia intuitiva, e un buon numero di opzioni sofisticate in grado di accontentare gli utenti più esigenti, Google Calendar è difficile da battere. Dal momento che è anche gratuito, vale la pena provarlo.

Pro: accessibile ovunque; i calendari possono essere condivisi con altre persone; facile da usare.

Contro: sincronizzazione unilaterale con iCal; non si può consultare offline; manca il ToDo.

Prezzo: gratuito.

Produttore: Google, www.google.com